Etika dan Pengembangan Diri

To be ethical a must, not a choice. Dalam konteks professional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris.

Seorang sekretaris mesti memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasikan etika akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan.

Agar benar-benar dapat tampil secara professional dalam berbagai aktivitas organisasi, tidak hanya etika yang perlu mendapat perhatian penting. Akan tetapi, masih banyak lagi aspek pengembangan diri yang perlu dikaji ulang dan ditingkatkan.

Untuk menetapkan langkah seorang sekretaris, diperlukan juga adanya keandalan dalam mengembangkan pola komunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemampuan membina hubungan interpersonal yang memadai. Termasuk di dalamnya kemampuan dalam menyiasati suatu situasi dengan fleksibelitas yang terkendali.

Tugas-tugas Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1. Tugas Administrasi

Tugas ini meliputi :

a. Korespondensi

b. Filling

c. Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

d. Mengurus surat masuk dan surat keluar

e. Travel Arrangements

f. Organize meeting

g. Making appointments

h. Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist

a. Menerima dan menjawab telepon

b. Mencatat pesan-pesan lewat telepon

c. Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

d. Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan

a. Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

c. Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

d. Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain

a. Personal matters

b. Monitoring and procuring order

Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

c. Menterjemahkan

d. General Affair duties

Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Apa sih itu Sekretari ??

Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda.

Pengertian sekretaris menurut asal katanya adalah orang, pegawai atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Dengan demikian, sekretaris haruslah seorang tugas pekerjaannya sehari-hari dan berperan sebagai pembantu pimpinan.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, sekretaris adalah orang atau pegawai yang diserahi pekerjaan tulis-menulis. Disebut juga penulis atau panitera.

M. Braum dan Ramon C. Portugal (1954), menyatakan : kata sekretaris dapat diartikan seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespodensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan.

Professional Secretaries International (PSI), menyatakan seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

Sedangkan. Betty Hutchinson dan Carol Milano, menyatakan seorang sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah: “Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.”

Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.