Klasifikasi Jabatan Sekretaris

Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat – syarat pengetahuan dan kemauan bekerja. Sekalipun sebutanya sama, masing – masing. Sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja

dan bertugas. Seorang sekretaris perusahaan kedudukannya berbeda,jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga social umpamanya.

Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga social.

Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris yakni :

a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer

b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi

Sekretaris yang menjabat sebagai kepala secretariat berfungsi sebagai pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan. Sekretaris yang bertindak sebagai kepala secretariat merupakan salah satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok

pimpinan yang lain. Sebagai kepala tatausaha dalam arti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.

Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala secretariat adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer). Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business secretary. Company secretary sedangkan dilingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris

kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang

menjabat sebagai manajer.

Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan tata usaha semata

melayani pimpinan organisasi saja, namun juga mengelola

organisasi. Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan asas-asas manajemen. Seorang sekretaris yang menjabat kepala secretariat mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan.